Registro Visitatori OK è un software studiato per rilevare i dati dei visitatori al loro arrivo e quando lasciano la sede e per conservare un archivio storico delle visite. Il programma è utile, ad esempio, per gestire l'accettazione delle persone che assistono a convegni, assemblee, conferenze o quant'altro registrando l'entrata e l'uscita di ogni partecipante. Il software, quindi, può servire non solo per rilevare la presenza di chi entra ed esce da una sede aziendale ma anche per fornire al personale addetto all'accoglienza in una sala convegni o altra location un facile strumento per tenere traccia dell'arrivo e della partenza di visitatori o partecipanti a incontri di lavoro, briefing, congressi, presentazioni commerciali e così via.
Registro Visitatori OK mette a disposizione due app interagenti che consentono, rispettivamente, di rilevare gli ingressi e le uscite dei visitatori nella giornata corrente e di visualizzare e stampare lo storico delle visite registrate in un qualsiasi giorno.
L'app Registro visite odierne è quella che l'operatore preposto alla ricezione dei visitatori deve usare per registrare l'ingresso e l'uscita di ogni persona. La prima operazione da attuare nel momento in cui qualcuno si presenta alla reception consiste nel premere il pulsante Registra ingresso e indicare nella finestra che appare l'ora di arrivo, il nome del visitatore, il numero del pass a lui consegnato e ogni ulteriore annotazione (ad esempio, la targa dell'auto se entra in macchina, il motivo della visita, il suo numero di cellulare ecc.). Dopo aver immesso i dati, per completare la registrazione dell'ingresso bisogna premere il pulsante Aggiungi voce all'elenco. Così facendo, i dati del visitatore appariranno in coda alla lista delle visite odierne.
Nel momento in cui il visitatore torna alla reception per riconsegnare il pass e lasciare la struttura, bisogna selezionare il suo nominativo nell'elenco dei visitatori, premere il pulsante Registra uscita, indicare l'ora di uscita facendo clic sull'icona della freccia presente a destra del corrispondente campo di testo e, infine, premere Aggiorna voce in elenco. Si tenga presente che, all'atto della rilevazione dell'uscita, è possibile apportare eventuali modifiche, correzioni o integrazioni ai dati che sono stati inseriti in fase di registrazione dell'ingresso.
Se l'elenco delle visite contiene un numero elevato di voci, è possibile rintracciare velocemente un visitatore nella lista utilizzando la funzione di ricerca presente nell'app. A tal fine, basta inserire il testo da utilizzare come filtro di ricerca nell'apposito campo di testo (ad esempio, il nome del visitatore o il numero del pass a lui consegnato) e premere il pulsante Trova. Una volta selezionato il visitatore di interesse, si può provvedere a registrare la sua uscita usando il metodo sopra indicato.
Il software permette anche di cancellare dall'elenco i dati di una visita se, per qualsiasi motivo, si ritiene che non sia utile conservarla in archivio. Per eliminare una visita dall'elenco, basta selezionarla con un clic e premere il pulsante Elimina voce. Tale funzione va usata con cautela dal momento che i dati cancellati non possono essere recuperati.
Il pulsante Stampa riepilogo permette di ottenere su carta l'elenco completo delle entrate e delle uscite registrate nella giornata corrente. Per salvare il registro delle visite odierne, è sufficiente uscire dalla schermata di lavoro premendo il pulsante Applica e chiudi.
L'app Archivio storico visite mette a disposizione un ambiente di sola consultazione nel quale è possibile visualizzare il registro delle visite con riferimento a una qualsiasi data. Per consultare lo storico degli accessi dei visitatori bisogna selezionare la data di interesse e premere il pulsante Visualizza riepilogo visite giornaliere.
La finestra che appare mostra in ordine cronologico tutte le visite registrate nel giorno selezionato. Essendo l'ambiente di sola lettura, non è possibile apportare modifiche alle voci presenti in elenco.
Se l'elenco delle visite contiene un numero elevato di voci, è possibile rintracciare velocemente un visitatore nella lista utilizzando la funzione di ricerca presente nell'app. A tal fine, basta inserire il testo da utilizzare come filtro di ricerca nell'apposito campo di testo (ad esempio, il nome del visitatore o il numero del pass a lui consegnato) e premere il pulsante Trova.
Il pulsante Stampa riepilogo presente in calce all'elenco delle visite permette di ottenere su carta l'elenco completo delle entrate e delle uscite registrate nella data selezionata. Premendo il pulsante Chiudi, si torna nella schermata di avvio del programma.
L'accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall'utente che può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).
Registro Visitatori OK è quindi l'applicazione ideale per chiunque abbia bisogno di rilevare la presenza temporanea di ospiti e persone esterne nell'ambito di una realtà lavorativa o di un contesto culturale. L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.
