Gestione Analisi Chimiche è un software rivolto ai laboratori di analisi che eseguono esami chimici, microbiologici e fisici su campioni di diverse matrici, quali alimenti, acque, rifiuti, terreni o ambienti di lavoro. Il programma gestisce l'emissione dei rapporti di prova (RdP) in cui registrare gli esiti analitici e le informazioni necessarie all'interpretazione dei risultati.
Gestione Analisi Chimiche si compone di tre app interagenti che consentono di archiviare i dati anagrafici dei clienti del proprio laboratorio, predisporre modelli di analisi per gli esami più frequenti richiesti dai propri committenti e, infine, compilare, stampare e archiviare i rapporti di prova con cui produrre dettagliati referti sui campioni analizzati.
L'applicazione Anagrafica clienti memorizza le informazioni relative a persone o aziende allo scopo di facilitare la compilazione dei rapporti di prova grazie ad una semplice funzione di importazione dei dati dall'archivio. Questo ambiente di lavoro è, in effetti, una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate con cui è possibile controllare la validità del numero di partita IVA, del codice fiscale, dell'IBAN bancario e del numero di carta di credito, nonché inviare un messaggio e-mail al nominativo selezionato.
Nell'Anagrafica clienti è possibile annotare cognome, nome, data e luogo di nascita del cliente, l'indirizzo di residenza, le modalità di pagamento preferite, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il cliente desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN bancario. La scheda del cliente consente, inoltre, di registrare gli estremi di un documento di riconoscimento, l'occupazione, lo stato civile, i titoli e le qualifiche possedute, i prodotti e servizi di interesse, e la zona di appartenenza.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il cliente, è possibile prenderne nota nel relativo campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla casella Da ricontattare, si inserisce la scheda in un elenco contenente tutti i clienti con questioni in sospeso che vogliono essere richiamati, ad esempio, nel momento in cui il problema è stato risolto o quando il laboratorio di analisi ha novità relative all'emissione di un rapporto di prova. Per visualizzare tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da ricontattare.
Per trovare le schede dei clienti in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente.
La funzione Allega file consente di abbinare alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale del documento di riconoscimento oppure dei rapporti di prova richiesti dal cliente. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.
Appositi pulsanti consentono di controllare la validità del codice fiscale del cliente, del numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha rilasciato. Il campo E-mail è affiancato da un pulsante che permette di lanciare l'applicazione presente sul proprio computer per la gestione della posta elettronica compilando in automatico la casella dell'indirizzo del destinatario.
La scheda di ogni singolo cliente può essere visualizzata in anteprima, stampata su carta o salvata in un file PDF. L'archivio anagrafico dei clienti può essere esportato in un file di Microsoft Excel. Il foglio di Excel generato potrà essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire i file in formato XLS.
L'applicazione Modelli di analisi è studiata per velocizzare la compilazione dei rapporti di prova consentendo all'utente del software di creare uno schedario di modelli precompilati in cui registrare i parametri, i metodi di prova, le unità di misura e i valori limite che compaiono nello stesso rapporto. In fase di compilazione di un rapporto di prova, si potrà quindi importare un modello di analisi evitando di dover inserire uno a uno i vari esami previsti per quella tipologia di campione.
Per registrare un nuovo modello di analisi, bisogna premere il pulsante Nuovo e indicare il nome dell'analisi da effettuare, il tipo di campione da esaminare e i singoli parametri richiesti dalla stessa analisi, specificando per ciascuno di essi il metodo di prova, l'unità di misura e il valore limite.
Se si ha bisogno di registrare un modello di analisi molto simile ad un altro già presente in archivio, è possibile velocizzare l'operazione duplicando la vecchia scheda.
Il pulsante Allega file consente di allegare fino a tre file a ciascun modello di analisi. Tali file possono contenere qualsiasi tipo di documento collegato al modello di analisi descritto nella scheda.
Il pulsante Trova visualizza l'elenco completo dei modelli di analisi registrati in archivio con la possibilità di rintracciare la scheda di interesse usando come filtro di ricerca qualsiasi parola presente nel nome dell'analisi o nel tipo di campione.
L'applicazione Rapporti di prova consente al laboratorio di analisi di emettere referti relativi ai campioni analizzati. Il software registra i rapporti di prova in archivi annuali.
Una volta entrati nella schermata per l'emissione dei rapporti di prova, bisogna premere il pulsante Nuovo, compilare i campi di testo con i dati relativi al proprio laboratorio di analisi, al committente e agli esami da effettuare e, infine, fare clic su Salva. Si tenga presente che i campi riguardanti la denominazione del laboratorio di analisi, il nome del committente, il numero progressivo e la data di emissione del documento, la tipologia di analisi eseguita e il campione analizzato sono a compilazione obbligatoria. Per modificare un rapporto di prova esistente, bisogna visualizzarlo nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento delle schede o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Quando si preme il pulsante Nuovo, il software attribuisce al documento un numero che tiene conto di quanti rapporti di prova sono già presenti in archivio, partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se si vuole far partire la numerazione automatica dei documenti da un numero superiore, è necessario utilizzare l'apposita funzione accessibile tramite il pulsante contraddistinto dalla lettera N. Se si desidera, è possibile far sì che il software indichi l'anno solare dopo il numero progressivo del documento.
Se si è provveduto a registrare un modello di analisi nell'apposito archivio, è possibile velocizzare la compilazione di un rapporto di prova riferito alla stessa tipologia di analisi importando i dati dal medesimo archivio.
Il pulsante Logo permette di inserire il logo del proprio laboratorio di analisi nella stampa del rapporto di prova. E' possibile utilizzare come logo una qualsiasi immagine in formato Jpeg o Bitmap.
La casella Consegnato al committente va spuntata quando il cliente riceve il rapporto di prova dal laboratorio di analisi. Il pulsante contraddistinto dall'icona di un visto mostra il riepilogo di tutti i rapporti di prova non ancora consegnati ai committenti.
La funzione Allega file consente di abbinare alla scheda di ciascun rapporto di prova fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale di qualsiasi documento relativo agli esami effettuati.
Per trovare le schede dei rapporti di prova in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. In questo modo si può ottenere, ad esempio, l'elenco di tutti i rapporti di prova richiesti da un certo committente e riferiti a una certa tipologia di analisi.
Appositi pulsanti consentono di visualizzare il rapporto di prova in anteprima o di stamparlo direttamente su carta. La stampa su carta del rapporto di prova occupa un solo foglio di formato A4. In alto, appaiono il logo e i dati del laboratorio di analisi, seguiti dal numero progressivo del documento e dalla data di emissione. Gli altri dati presenti nel rapporto di prova riguardano il nome dell'analisi eseguita, le informazioni sul committente, la descrizione del campione analizzato, il luogo e la data del prelievo, chi ha effettuato il campionamento, il contenitore utilizzato, la data e l'ora di ricezione del campione, la data di inizio e di fine analisi, l'elenco dei dati analitici completi di parametri, metodi di prova, unità di misura, risultati e valori limite e, infine, le osservazioni sui risultati analitici espresse dal laboratorio. In calce al documento, è presente un apposito spazio per la firma del responsabile di laboratorio, unitamente alla nota informativa sulla privacy.
L'archivio annuale dei rapporti di prova può essere esportato in un file di Microsoft Excel.
L'accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall'utente che può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).
Gestione Analisi Chimiche è quindi un valido strumento per semplificare la gestione dei laboratori di analisi chimiche, microbiologiche, fisiche, alimentari, organolettiche e ambientali, permettendo di emettere rapporti di prova in modo estremamente veloce e di tenere traccia di tutti i propri clienti. L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.
