Agenda Appuntamenti è un software facile e intuitivo studiato per tenere sotto controllo qualsiasi tipo di impegno prefissato e di essere avvisati al sopraggiungere della data. Gli appuntamenti possono essere descritti nei minimi dettagli attribuendogli una tipologia (ad esempio, riunione di lavoro, appuntamento con cliente, visita medica o odontoiatrica, serata con amici, eccetera) e indicando ulteriori informazioni nel campo della causale. E' inoltre possibile abbinare un contatto (persona o ditta) a ciascuna scheda per facilitare l'identificazione dell'appuntamento all'interno dell'archivio. L'app viene incontro alle esigenze di dentisti, medici, avvocati, commercialisti o altri professionisti in cerca di un semplice strumento per gestire l'agenda degli impegni con i clienti o altre persone da incontrare, ma risulta utile anche per monitorare e coordinare le incombenze e le scadenze della vita quotidiana.
L'applicazione Archivio Appuntamenti va utilizzata per registrare o modificare gli appuntamenti riguardanti eventi da ricordare, impegni con clienti, incontri con amici o colleghi, eccetera. Dopo aver registrato gli appuntamenti, basterà avviare il programma per essere avvertiti al sopraggiungere della data. Gli appuntamenti inseriti potranno essere esportati in Excel e visualizzati in ordine cronologico in base alla data e all'ora.
Una volta entrati nella schermata per la gestione degli appuntamenti, si può provvedere a compilare una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo, compilando i campi di testo e premendo Salva. Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno la data e l'ora dell'appuntamento, quanti giorni prima si desidera essere avvisati, la tipologia e la causale dell'impegno.
L'utente può registrare un numero illimitato di appuntamenti per ciascun giorno. Le informazioni da inserire in ogni scheda riguardano la data e l'ora dell'appuntamento, la tipologia di evento, la causale dell'impegno e i suoi dettagli, l'importo dell'eventuale pagamento da effettuare, i dati del contatto associato all'evento con relativi recapiti telefonici e indirizzo e-mail, il luogo abbinato all'appuntamento e ogni ulteriore annotazione. Per ciascun appuntamento si deve indicare con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati.
Se si ha la necessità di inserire in archivio appuntamenti che si ripeteranno nel tempo, dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare il pulsante Duplica per trasportare tutti i dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo record. A questo punto bisognerà soltanto esprimere giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda.
Nel software è disponibile una funzione di ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi degli appuntamenti utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio, visualizzare l'elenco degli appuntamenti di una certa tipologia, con riferimento ad un determinato contatto o a una certa causale, eccetera. L'elenco dei risultati di ricerca può essere stampato.
Come già accennato, per ogni appuntamento è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. La presenza di appuntamenti imminenti viene segnalata sia in maniera visiva attraverso un messaggio informativo, sia in maniera sonora mediante un segnale acustico che si attiva automaticamente all'avvio del programma.
E' necessario aggiornare lo schedario degli appuntamenti ogni volta che viene assolto un impegno mettendo il segno di spunta sulla casella Impegno assolto e salvando i cambiamenti. Così facendo, l'appuntamento in questione non apparirà più nell'elenco degli appuntamenti imminenti.
Il pulsante Assolti visualizza l'elenco di tutti gli impegni già assolti presenti in archivio, mentre il pulsante Da assolvere riepiloga quelli in sospeso, sia scaduti che non. Il pulsante Scaduti consente di ottenere la lista degli impegni scaduti e non assolti.
Giova ripetere che, nel momento in cui si è ottemperato a un impegno, bisogna riaprire la sua scheda, spuntare la casella Impegno assolto e, infine, fare clic sul pulsante Salva per confermare l'aggiornamento. All'avvio del programma l'elenco degli appuntamenti imminenti non mostrerà gli impegni futuri assolti in anticipo se l'utente ha provveduto ad aggiornare le relative schede. Per rintracciare nell'elenco la scheda dell'appuntamento da aggiornare, bisogna visualizzare il riepilogo desiderato tramite l'apposito pulsante, evidenziare l'evento nella lista, selezionarlo con un doppio clic per richiamare i dati nella finestra di lavoro principale. A questo punto, come già spiegato, è possibile spuntare la casella Impegno assolto e premere Salva per registrare le modifiche.
La scheda del singolo appuntamento può essere visualizzata in anteprima o stampata direttamente su carta. Il pulsante Esporta archivio consente di esportare lo storico di tutti gli appuntamenti in un foglio di lavoro di Microsoft Excel, che potrà essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire i file in formato XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).
La schermata di partenza del programma permette di essere informati sugli appuntamenti imminenti nonché di ottenere il riepilogo degli impegni relativi a un giorno o a un mese dell'anno. Si ricorda che l'eventuale modifica dei dati visualizzati in questo ambiente deve essere effettuata all'interno dell'applicazione Archivio Appuntamenti accessibile tramite l'apposito pulsante.
All'avvio del programma appare immediatamente una scritta accompagnata da un breve allarme sonoro che ci comunica se ci sono o meno appuntamenti imminenti. Quando sono presenti impegni imminenti, questi compaiono all'interno di un elenco che può essere stampato su carta o esportato in un file di Excel. L'elenco presente nella schermata di avvio contiene una sintesi dei dati principali relativi a ogni appuntamento imminente, mentre la griglia dei dati visualizzabile tramite il pulsante Esporta in Excel mostra nel dettaglio tutte le informazioni relative agli eventi registrati nell'archivio degli appuntamenti.
Si capisce, quindi, che la schermata di avvio è un ambiente di sola lettura utile a verificare se ci sono impegni imminenti. In tale schermata è inoltre presente un calendario che consente di selezionare un giorno o un mese all'interno di un qualsiasi anno solare. In calce al calendario ci sono due pulsanti che servono a visualizzare gli appuntamenti riferiti al giorno o al mese selezionato.
Si osservi che la lista degli appuntamenti imminenti tiene conto del numero di giorni di preavviso indicato dall'utente per ciascun impegno. Questo significa che tale lista potrebbe visualizzare anche appuntamenti non proprio prossimi se l'utente ha deciso di essere avvisato con notevole anticipo.
Gli appuntamenti imminenti visualizzati nella griglia di dati esportabile in Excel sono ordinati in base alla data e all'ora e la loro disposizione cronologica avviene indipendentemente dall'ordine con cui l'utente li ha archiviati.
Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il programma su tutte le macchine di sua proprietà.
Agenda Appuntamenti può essere utilizzato anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi.
Agenda Appuntamenti è quindi l'app ideale per le aziende, i professionisti o i privati cittadini che vogliono avvalersi del proprio computer per non dimenticare mai ricorrenze importanti, persone da incontrare, eventi a cui non si deve mancare e così via. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.
