Scadenzario Pro è un software facile e intuitivo che consente di tenere sotto controllo qualsiasi tipo di scadenza o appuntamento con decorrenza giornaliera, mensile o annuale e di essere avvertiti al sopraggiungere della data. Le scadenze e gli appuntamenti possono essere descritti nei minimi dettagli attribuendogli una tipologia (ad esempio, pagamento in entrata o in uscita, incontro di lavoro, appuntamento con il dentista, compleanno, eccetera) e indicando ulteriori informazioni nel campo della causale. E' inoltre possibile abbinare un contatto a ciascuna scheda per facilitare l'identificazione della scadenza o appuntamento all'interno dell'archivio.
Scadenzario Pro mette a disposizione una rubrica dei contatti che interagisce con l'applicativo per la gestione delle scadenze o appuntamenti, velocizzando la compilazione delle schede in quanto da tale archivio è possibile importare i dati relativi alle persone. Oltre all'archivio anagrafico dei contatti, nel software è presente un'app per riepilogare le scadenze e gli appuntamenti indicando un qualsiasi intervallo di tempo nell'anno solare, con la possibilità di restringere la ricerca usando come filtro la causale della scadenza e/o il nome della persona associata.
L'applicazione Inserimento scadenze consente di registrare o modificare le scadenze riguardanti pagamenti da effettuare, eventi da ricordare o appuntamenti presi con amici, colleghi, eccetera. Una volta registrate le scadenze, basterà aprire l'applicazione Visualizzazione scadenzario per essere avvertiti al sopraggiungere della data. Le scadenze inserite potranno essere visualizzate in ordine cronologico in base alla data e all'ora.
L'utente può registrare un numero illimitato di scadenze o appuntamenti per ciascun giorno. Le informazioni da inserire in ogni scheda riguardano la data della scadenza e l'ora dell'appuntamento, la tipologia di evento, la causale dell'impegno, le informazioni sull'eventuale pagamento da effettuare con il relativo importo da versare, l'esito conseguito, i dati anagrafici del contatto associato all'evento, i nomi di eventuali altre persone da incontrare, il luogo dell'appuntamento, la durata prevista e ogni ulteriore annotazione. Inoltre, per ogni scadenza si può stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati.
E' possibile importare dall'archivio anagrafico i dati del contatto associato alla scadenza o appuntamento.
Se si ha la necessità di inserire in archivio scadenze che si ripeteranno nel corso dell'anno, dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare il pulsante Duplica per trasportare i dati in un nuovo record.
Nello scadenzario è disponibile una funzione di ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi delle scadenze utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio, visualizzare l'elenco delle scadenze relative ad un mese specifico, con riferimento ad un determinato contatto o a una certa causale, eccetera. L'elenco dei risultati di ricerca può essere stampato.
Come già accennato, per ogni scadenza o appuntamento è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. La presenza di scadenze imminenti viene segnalata sia in maniera visiva attraverso un messaggio informativo, sia in maniera sonora mediante un segnale acustico che si attiva automaticamente nel momento in cui si apre l'applicazione Visualizzazione scadenzario.
La casella Appuntamento da confermare va spuntata per indicare che l'appuntamento preso con un contatto è in attesa di conferma. Il pulsante Da confermare permette di ottenere il riepilogo degli appuntamenti in sospeso.
E' buona norma aggiornare lo scadenzario ogni volta che viene assolto un impegno mettendo il segno di spunta sulla casella Impegno assolto e salvando i cambiamenti. Il pulsante Non assolti visualizza l'elenco di tutti gli impegni in sospeso, sia scaduti che non. Il pulsante Scaduti visualizza il riepilogo degli impegni scaduti e non assolti.
La scheda della singola scadenza o appuntamento può essere visualizzata in anteprima o stampata direttamente su carta. Il pulsante Esporta archivio consente di esportare tutte le scadenze in archivio in un foglio di lavoro di Microsoft Excel.
L'applicazione Anagrafica contatti memorizza le informazioni relative a persone o aziende con cui si hanno rapporti di amicizia, professionali o commerciali. Come già accennato, la creazione delle schede anagrafiche facilita la compilazione dello scadenzario grazie ad una semplice funzione di importazione dei dati dall'archivio. Questa app è, in effetti, una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate con cui è possibile controllare la validità del numero di partita IVA, del codice fiscale, dell'IBAN bancario e del numero di carta di credito, nonché inviare un messaggio e-mail al nominativo selezionato.
Nell'Anagrafica contatti è possibile annotare cognome, nome, data e luogo di nascita della persona, l'indirizzo di residenza, le modalità di pagamento preferite, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove la persona desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN bancario. La scheda del contatto consente, inoltre, di registrare gli estremi di un documento di riconoscimento, l'occupazione, lo stato civile, i titoli e le qualifiche possedute, i prodotti e servizi di interesse, e la zona di appartenenza.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il contatto, è possibile prenderne nota nel relativo campo di testo.
Il pulsante Duplica è utile se si ha bisogno di registrare due o più schede con dati molto simili perché riferite, ad esempio, ai familiari del contatto che risiedono allo stesso indirizzo.
Per trovare le schede dei contatti in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i contatti che risiedono in una certa zona, a cui interessano determinati prodotti o servizi, che hanno particolari questioni in sospeso o per i quali è stata registrata una certa parola o espressione distintiva nel campo Note.
La funzione Allega file consente di abbinare alla scheda di ciascun contatto fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale del documento di riconoscimento oppure, se si tratta di un cliente, un file di Word in cui annotare tutti gli acquisti da lui effettuati o tutti i servizi a lui prestati.
Appositi pulsanti consentono di controllare la validità del codice fiscale del contatto, del numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha rilasciato.
La scheda di ogni singolo contatto può essere visualizzata in anteprima, stampata su carta o salvata in un file PDF. L'archivio anagrafico dei contatti può essere esportato in un file di Microsoft Excel.
L'applicazione Visualizzazione scadenzario è l'ambiente che bisogna consultare per essere informati sulle scadenze e appuntamenti imminenti nonché per ottenere il riepilogo degli impegni relativi a un giorno o a un mese dell'anno. Si tenga presente che l'eventuale modifica dei dati visualizzati in questo ambiente deve essere effettuata all'interno dell'applicazione Inserimento scadenze.
All'apertura della schermata apparirà immediatamente una scritta accompagnata da un breve allarme sonoro che ci comunicherà se ci sono o meno scadenze imminenti. Quando sono presenti scadenze imminenti si attiva il pulsante OK che bisogna premere per visualizzare l'elenco di tutti gli impegni ed eventi che stanno per sopraggiungere.
L'applicazione Visualizzazione scadenzario è quindi un ambiente di sola lettura che è utile consultare subito dopo l'avvio del programma per verificare se ci sono impegni imminenti. Nella schermata è inoltre presente un calendario che consente di selezionare un giorno o un mese all'interno di un qualsiasi anno solare.
Le scadenze in elenco sono ordinate in base alla data e all'ora e la loro disposizione cronologica avviene indipendentemente dall'ordine con cui l'utente le ha archiviate.
E' possibile esportare la lista delle scadenze in un foglio di Microsoft Excel. A tal fine, basta fare clic sulla relativa icona e salvare il file che viene generato in tempo reale.
L'applicazione Riepilogo scadenze consente di ottenere l'elenco delle scadenze riferite a un qualsiasi intervallo di tempo nell'anno solare selezionato utilizzando come filtri di ricerca il nome di un contatto e/o una causale.
Per ottenere il riepilogo delle scadenze registrate in un arco di tempo è quindi sufficiente compilare i campi relativi al nome del contatto e alla causale ed indicare la data di inizio e di fine intervallo, dopodiché bisogna premere il pulsante Visualizza riepilogo.
Il riepilogo che si ottiene visualizza un elenco di tutte le scadenze relative al periodo specificato, riportando per ognuna la causale, la data e l'ora della scadenza o appuntamento, il nome del contatto associato, la tipologia di evento e l'importo versato se la scadenza si riferisce a un pagamento. In calce al riepilogo è anche presente il totale degli importi.
Per ottenere il riepilogo delle scadenze riferite a tutti i contatti e a qualsiasi causale relativamente all'intervallo di tempo indicato, basta lasciare in bianco i campi di ricerca. Il riepilogo delle scadenze visualizzato può essere stampato su carta facendo clic sull'apposito pulsante.
Il software può essere utilizzato anche in una rete locale o su chiavetta USB.
L'accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall'utente che può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).
