Inventario Magazzino con Foto è un software facile e intuitivo studiato per catalogare beni, derrate, mercanzie e quant'altro venga commercializzato dalla propria ditta, visualizzare un elenco di tutti i prodotti in esaurimento, ottenere l'inventario parziale o totale della merce in magazzino con il valore complessivo del capitale in deposito, esportare in Microsoft Excel l'intero archivio degli articoli. Il programma consente, inoltre, di inserire in ogni scheda una foto del prodotto acquisita direttamente usando la propria WebCam.
L'applicazione Magazzino Prodotti serve a gestire la catalogazione della merce creando una scheda per ciascun prodotto. In essa bisogna indicare il codice dell'articolo, il costo unitario, il nome del prodotto, la giacenza attuale, l'aspetto esteriore del bene, la categoria merceologica di appartenenza, le caratteristiche tecniche, la sua ubicazione all'interno del magazzino, la denominazione della ditta fornitrice, il nome dell'agente da contattare, il suo recapito telefonico, gli estremi del documento di acquisto, le modalità di pagamento, la data di scadenza del pagamento o, se si preferisce, del prodotto se si tratta di merce deperibile, il prezzo di vendita ed ogni ulteriore annotazione.
Per inserire la scheda di un prodotto nell'archivio del magazzino, bisogna premere il pulsante Nuovo, descrivere la merce compilando le caselle che interessano, caricare eventualmente la foto del prodotto e fare clic su Salva. Per aggiornare una scheda esistente, basta richiamarla nella schermata di lavoro con la funzione di ricerca oppure sfogliando, una a una, le schede in archivio con le frecce di scorrimento dei record, cambiare i dati nei campi di testo e fare clic su Salva.
Per allegare una foto del prodotto, si può acquisirne l'immagine con la propria WebCam attivabile tramite il pulsante Acquisisci foto. Una volta aperta la finestra per l'acquisizione fotografica, bisogna premere il pulsante Accendi WebCam, posizionare il prodotto di fronte all'obiettivo e fotografarlo premendo il pulsante Acquisisci foto. Fatto ciò, si può importare la foto nella scheda dei dati servendosi del pulsante Importa foto acquisita. Infine, bisogna memorizzare la scheda del prodotto cliccando il pulsante Salva.
La foto abbinata alla scheda viene ridotta in scala automaticamente per adeguarsi alle dimensioni del riquadro di anteprima. E' comunque possibile visualizzare l'immagine a tutto schermo facendo clic sull'icona dello zoom. Se si vuole ritoccare la foto acquisita, la si può salvare su disco, apportare le modifiche con un software di grafica e ricaricarla nella scheda con il pulsante Carica foto. Se si preferisce, si può fotografare il prodotto esternamente con la propria macchina fotografica digitale, salvare la foto in formato Jpeg e importarla all'interno di Inventario Magazzino con Foto, sempre utilizzando il pulsante Carica foto.
Il campo Giacenza deve essere utilizzato per indicare la quantità di materiale disponibile in magazzino. Tale valore può essere aggiornato in qualsiasi momento attraverso i pulsanti del segno più e del segno meno che permettono di aggiungere o sottrarre un certo quantitativo di merce.
Il campo Avviso n. pezzi rimasti permette di essere avvisati quando la giacenza di un articolo in magazzino diventa inferiore al valore minimo indicato. Per visualizzare l'elenco di tutti i prodotti in esaurimento, basta fare clic sul pulsante Sottoscorta.
Il campo Categoria merceologica è molto importante ai fini della creazione degli inventari parziali, dal momento che serve ad associare l'articolo ad una determinata tipologia. Questo significa che l'utente deve inserire lo stesso valore in tale campo all'interno della scheda di ciascun prodotto che si vuole faccia parte di un determinato inventario parziale.
Il campo Note consente di registrare qualsiasi informazione aggiuntiva utile per identificare l'articolo in archivio tramite l'avanzata funzione di ricerca messa a disposizione dal programma. A titolo di esempio, si potrebbe annotare se il prodotto è stato prenotato da un acquirente, se presenta difetti o è danneggiato e così via.
Le ricerche funzionano anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute in un qualsiasi campo. Per ogni ricerca si può utilizzare uno o più campi contemporaneamente e ciò consente, ad esempio, di ottenere il riepilogo di tutta la merce acquistata da un determinato fornitore oppure di tutti i materiali dotati di specifiche caratteristiche. I risultati di ricerca possono essere stampati su carta.
L'utente del software ha la possibilità di allegare a ogni scheda non solo una foto del prodotto ma anche file esterni di qualsiasi tipo. Tale funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, se si vuole tenere traccia nel dettaglio di tutte le operazioni di carico e scarico effettuate per quella merce annotandole in un documento di Word da allegare alla scheda. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.
Il pulsante Duplica serve a registrare più velocemente un nuovo prodotto simile ad un altro già presente in archivio. A tal fine, basta visualizzare la scheda del vecchio prodotto richiamandola con le frecce di scorrimento dei record o con la funzione Trova, fare clic su Duplica, apportare le opportune modifiche ai campi di testo, caricare eventualmente la nuova foto e fare clic su Salva.
La casella Pagato va spuntata se è stato effettuato il pagamento relativo all'acquisto del prodotto descritto nella scheda. Per visualizzare il riepilogo di tutti i pagamenti non ancora saldati, basta premere il pulsante Da saldare.
La scheda di ciascun prodotto può essere visualizzata in anteprima o stampata su foglio A4 con o senza foto. Il pulsante Esporta archivio consente di esportare tutte le schede del magazzino in un foglio di lavoro di Microsoft Excel, che potrà essere aperto con qualsiasi software in grado di gestire i file in formato .XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).
L'applicazione Inventario Merce consente di visualizzare l'inventario di tutti i prodotti del proprio magazzino o soltanto di quelli appartenenti ad una tipologia. A tal fine, è sufficiente fare clic sulla scritta Inventario Merce presente nella schermata di partenza del programma, indicare una categoria merceologica nell'apposito campo che compare nella finestra successiva e premere il pulsante Visualizza. Per ottenere l'inventario di tutti gli articoli in magazzino, bisogna premere il pulsante Visualizza senza indicare nessuna categoria merceologica.
La finestra dell'inventario mostra in apertura l'elenco dettagliato degli articoli, indicando per ciascuno di essi il codice identificativo, il nome del prodotto, l'eventuale data di scadenza, il costo, la giacenza e il valore ottenuto moltiplicando il costo per la giacenza. In calce alla schermata è riportato l'ammontare del capitale complessivo in magazzino che si ottiene sommando il valore di tutti gli articoli merceologici.
Il pulsante Stampa inventario permette di ottenere su carta l'elenco della merce visualizzata in quel momento con l'indicazione in calce del valore complessivo.
Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il programma su tutte le macchine di sua proprietà.
Inventario Magazzino con Foto funziona anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup dei dati archiviati.
L'accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall'utente che può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).
Inventario Magazzino con Foto è quindi lo strumento ideale per chi vuole gestire in maniera veloce e professionale il magazzino della merce disponibile e in esaurimento, ottenendo con pochi clic l'inventario parziale e totale del materiale al fine di monitorare la giacenza di ogni singolo prodotto. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.
