Gestione Pratiche Ufficio è un software molto elastico di protocollazione documentale che permette di gestire in modo semplice e intuitivo le pratiche all'interno di aziende, studi professionali, uffici tecnici o legali e così via. L'obiettivo è di agevolare e snellire la gestione delle pratiche d'ufficio fornendo un sistema di archiviazione elettronica basato sulla creazione di fascicoli, ognuno contenente tutta la documentazione relativa ad una determinata pratica. E' quindi uno strumento di elevata potenza gestionale pensato per i professionisti di qualsiasi settore, come avvocati, consulenti del lavoro, commercialisti, architetti, geometri, ingegneri, periti e chiunque abbia bisogno di protocollare pratiche attraverso un sistema che garantisca l'immediato accesso a tutte le informazioni archiviate, nonché gestire scadenze e appuntamenti con i propri Clienti.
Ciascuna pratica può essere agganciata ad un Cliente e ad un consulente o curatore. Un potente sistema di ricerca consente di trovare informazioni in modo semplice ed immediato nonché di identificare le pratiche il cui stato di lavorazione è ancora incompleto.
Gestione Pratiche Ufficio consente allo studio di ridurre i tempi e dunque i costi di gestione delle pratiche, di migliorare l’organizzazione del lavoro e di determinare una maggiore tempestività di risposta rispetto alle richieste dei Clienti. Il software gestisce in maniera completa ed in semplici ambienti operativi tutti i processi collegati alle pratiche: archiviazione dei dati anagrafici dei Clienti, creazione del fascicolo, registrazione della documentazione legata a ciascuna pratica, ricerca delle informazioni in archivio, esportazione e stampa delle schede dei documenti o dei risultati di ricerca, controllo costante dello scadenzario dei pagamenti e degli appuntamenti con i propri Clienti.
L'operazione da effettuare per creare una nuova pratica è molto semplice. In primo luogo, facendo clic sul pulsante Archivio Pratiche nella schermata di partenza, l'utente avrà accesso ad un ambiente dedicato in cui dovrà indicare l'oggetto per esteso della pratica da creare, la sua tipologia, il numero di protocollo, la data di apertura del fascicolo e quella di chiusura (quest'ultima da compilare quando la pratica sarà chiusa), lo stato di avanzamento della pratica (aperta, in lavorazione, sospesa, non saldata, chiusa e saldata), una descrizione dei documenti principali che compongono la pratica, l'elenco dettagliato dei documenti associati al fascicolo, il nome del consulente o curatore, i dati del Cliente, le informazioni relative ai pagamenti saldati e a quelli da effettuare nonché qualsiasi altra annotazione.
L'utente ha la possibilità di allegare file esterni di qualsiasi genere alla scheda di ciascuna pratica.
La funzione Associa cartella permette di gestire una cartella abbinata alla pratica corrente in cui conservare le copie acquisite allo scanner dei documenti riferiti alla stessa pratica. Con questa funzione è quindi possibile collegare a ciascuna pratica tutti i documenti che si desidera, dal momento che una cartella ha capienza illimitata.
E' possibile segnalare una pratica come urgente mettendo il segno di spunta nella relativa casella. L'elenco di tutte le pratiche contrassegnate come urgenti potrà essere visualizzato e stampato con pochi clic.
Il programma dispone di una funzione di ricerca per trovare una o più pratiche in archivio utilizzando come chiavi l'oggetto, la tipologia, il numero di protocollo, la data di apertura della pratica, lo stato di avanzamento, la descrizione dei documenti principali, il nome del Cliente, il suo codice fiscale, il nome del consulente o curatore, nonché qualsiasi parola presente nel campo delle note. E' possibile effettuare una ricerca utilizzando più filtri contemporaneamente e ciò consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutte le pratiche appartenenti ad una certa tipologia e che sono in uno specifico stato di avanzamento.
Appositi pulsanti consentono di stampare la scheda informativa di una singola pratica o di visualizzarne il contenuto in anteprima. Se si desidera stampare l'intero elenco delle pratiche archiviate, si può utilizzare la finestra di ricerca, che dispone di una funzione di stampa, oppure esportare l'archivio in Microsoft Excel. Come è facile intuire, l'esportazione in Excel consente anche di condividere i dati con chi non possiede Gestione Pratiche Ufficio.
L'app Anagrafica Clienti memorizza le informazioni relative a persone o aziende allo scopo di facilitare la compilazione delle schede delle pratiche grazie ad una semplice funzione di importazione dei dati dall'archivio. Questo ambiente di lavoro è, in effetti, una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate con cui è possibile controllare la validità del numero di partita IVA, del codice fiscale, dell'IBAN bancario e del numero di carta di credito, nonché inviare un messaggio e-mail al nominativo selezionato.
Nell'archivio anagrafico è possibile annotare cognome, nome, data e luogo di nascita del Cliente, l'indirizzo di residenza, le modalità di pagamento preferite, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il Cliente desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN bancario. La scheda del Cliente consente, inoltre, di registrare gli estremi di un documento di riconoscimento, l'occupazione, lo stato civile, i titoli e le qualifiche possedute, i prodotti e servizi di interesse, e la zona di appartenenza.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il Cliente, è possibile prenderne nota nel relativo campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla casella Da ricontattare, si inserisce la scheda in un elenco contenente tutti i Clienti con questioni in sospeso che vogliono essere richiamati, ad esempio, nel momento in cui il problema è stato risolto o quando ci sono novità relative alla fornitura di un prodotto o di un servizio. Per visualizzare tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da ricontattare.
L'app Scadenze e Appuntamenti consente di tenere sotto controllo le scadenze giornaliere, mensili o annuali relative, ad esempio, ai pagamenti da effettuare di essere avvertiti al sopraggiungere della data. L'utente può registrare un numero illimitato di scadenze per ciascun giorno. Le scadenze inserite potranno essere visualizzate in ordine cronologico in base alla data e all'ora. Per ogni scadenza è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati.
Una volta entrati nella schermata per la gestione delle scadenze dell'anno, si può provvedere a compilare una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo. Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno la data e l'ora della scadenza, quanti giorni prima si desidera essere avvisati, il nome del Cliente, l'oggetto della pratica a cui la scadenza si riferisce e la causale della scadenza. I dati del Cliente, della pratica e del consulente possono essere importati dall'archivio delle pratiche servendosi del pulsante Importa dati.
Come già accennato, per ogni scadenza o appuntamento è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. La presenza di appuntamenti imminenti viene segnalata sia in maniera visiva attraverso un messaggio informativo, sia in maniera sonora mediante un segnale acustico che si attiva automaticamente nel momento in cui si apre la finestra di lavoro. Per visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti imminenti, basta fare clic sulla relativa scritta. Il calendario permette, inoltre, di richiamare le scadenze relative al giorno o al mese selezionato.
Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il programma su tutte le macchine di sua proprietà.
Gestione Pratiche Ufficio funziona anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup dei dati archiviati.
Tutti gli archivi di Gestione Pratiche Ufficio possono essere esportati in un file di Microsoft Excel.
Gestione Pratiche Ufficio è quindi il software ideale per le aziende e gli studi professionali che risolve egregiamente i problemi di gestione, controllo e reperimento della documentazione di lavoro organizzandola in agevoli fascicoli elettronici. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il programma richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.
