Gestione Parco Auto 3.0 è un software facile e intuitivo progettato per archiviare i dati relativi ad ogni mezzo dell'autoparco aziendale, tenere sotto controllo i costi e le scadenze temporali e chilometriche riguardanti la manutenzione degli automezzi o il pagamento delle tasse automobilistiche, sapere in ogni momento quali conduttori sono disponibili e quali sono in ferie, registrare tutti i viaggi effettuati da ciascun autoveicolo per calcolare i consumi di carburante e i chilometri percorsi, redigere un registro degli ingressi e delle uscite dei mezzi dalla porta carraia e, infine, gestire l'inventario delle attrezzature presenti in azienda anche ai fini della loro manutenzione ordinaria e straordinaria.
L'applicazione Parco Automezzi permette di creare una dettagliata scheda descrittiva di ogni veicolo in cui registrare il tipo di mezzo, la marca e il modello, il numero di targa e di telaio, la data di immatricolazione, il colore, il tipo di alimentazione (benzina, diesel, elettricità, GPL, ibrida, metano), i cavalli fiscali o kW, la cilindrata, la data e il prezzo di acquisto, i chilometri di percorrenza per litro di carburante, il numero di posti, la portata massima in tonnellate, il numero di assi, gli impianti e gli accessori in dotazione, la destinazione e l'uso, il numero dell'apparato Telepass e quello della tessera Viacard, il tipo di pneumatici montati e la classe di compatibilità ambientale. E' inoltre possibile annotare gli incidenti subiti, il nome della compagnia di assicurazione e le condizioni attuali del veicolo. Ad ogni mezzo si può associare il relativo proprietario o il conduttore assegnato indicandone, oltre al nome, il codice fiscale e il recapito preferenziale.
L'applicazione Anagrafica Conduttori è una rubrica elettronica che consente di registrare i dati personali dei conducenti dei veicoli del proprio autoparco per poterli poi importare quando si archiviano le schede della flotta automezzi. Ad ogni conduttore si può associare un veicolo del parco auto, indicando il tipo di mezzo, la marca, il modello, il colore, il tipo di alimentazione e il numero di targa.
Sono presenti vari campi nei quali inserire il cognome e il nome del conducente, l'indirizzo e la città, le patenti di guida possedute, i dati dell'automezzo assegnato, i compensi pattuiti con l'azienda, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il conduttore desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN bancario. Ogni scheda può essere corredata di eventuali annotazioni. I campi relativi al veicolo assegnato all'automobilista possono essere compilati in automatico importando i dati dall'archivio del parco automezzi.
L'applicazione Inventario Attrezzature consente di archiviare schede tecniche relative agli attrezzi di lavoro di cui la propria azienda è equipaggiata, indicando il codice dell'attrezzatura, la marca e il modello, il suo valore in euro, una sua descrizione, il numero di matricola, il tipo di alimentazione, le sue dimensioni, gli estremi del documento di acquisto e la data di acquisto, la ditta fornitrice con relativo titolare e recapito preferenziale, le modalità di utilizzo dell'attrezzo, il numero di telefono per l'assistenza, il nome della persona di contatto, la data di scadenza della revisione, lo stato della garanzia, la situazione dei pagamenti e ogni altra annotazione.
Il pulsante In scadenza visualizza l'elenco delle attrezzature la cui revisione sta per scadere. Il pulsante Valore totale serve a ottenere il valore complessivo delle attrezzature presenti nell'inventario dall'azienda. In questo modo si potrà sapere in ogni momento a quanto ammonta il capitale dell'equipaggiamento posseduto e ciò può servire, ad esempio, a fini assicurativi.
L'applicazione Ingressi e Uscite Veicoli è studiata per gestire le schede da compilarsi a cura del personale di servizio alla porta carraia nel momento in cui i mezzi di visitatori attraversano il cancello di ingresso dell'azienda. Ovviamente, è anche possibile registrare i veicoli del proprio parco auto custoditi in autorimessa che giornalmente entrano in azienda.
Questa app permette di registrare per ogni mezzo la data e l'ora di entrata e di uscita dalla sede dell'azienda, la marca, il modello e il numero di targa del veicolo, il nome del conduttore e delle altre persone a bordo, una descrizione della merce trasportata, gli estremi del foglio di marcia, i numeri delle tessere fornite ai visitatori che autorizzano all'ingresso da esporre sulla giacca e da riconsegnare all'uscita, il luogo di destinazione del veicolo, il cellulare del conducente e il nome dell'operatore che effettua la registrazione. Esiste, inoltre, un campo per annotare qualsiasi informazione aggiuntiva, ad esempio eventuali documenti consegnati dal conducente in porta carraia.
L'applicazione Statistiche transiti veicoli consente di visualizzare e stampare grafici statistici sugli ingressi e sulle uscite registrate nell'anno solare selezionato. L'utente può scegliere se visualizzare i dati sotto forma di grafico a torta oppure di grafico a barre tridimensionali. Il grafico mostra il numero di ingressi e uscite relativamente a ciascun mese dell'anno.
L'applicazione Scadenzario Manutenzioni consente di tenere sotto controllo scadenze e appuntamenti giornalieri, mensili o annuali dei veicoli da revisionare o da riparare e di essere avvertiti al sopraggiungere della data. Le scadenze da gestire potrebbero riguardare gli interventi di manutenzione ordinaria o straordinaria sugli automezzi, i pagamenti delle tasse automobilistiche ma anche qualsiasi appuntamento preso con i clienti della propria azienda.
Per ogni scadenza o appuntamento è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. La presenza di appuntamenti imminenti viene segnalata sia in maniera visiva attraverso un messaggio informativo, sia in maniera sonora mediante un segnale acustico che si attiva automaticamente nel momento in cui si apre la finestra di lavoro.
L'applicazione Scadenzario Chilometrico è studiata per registrare tutte le manutenzioni soggette a scadenze chilometriche anziché temporali. Lo scopo dell'applicazione è consentire di confrontare in qualsiasi momento i chilometri percorsi da ogni veicolo del parco auto alla data corrente con il limite massimo chilometrico oltre il quale è necessario effettuare una nuova manutenzione. Lo Scadenzario Chilometrico permette, inoltre, di avere un archivio storico degli interventi di manutenzione eseguiti sugli automezzi.
L'applicazione Registro Viaggi mette a disposizione un ambiente in cui annotare i viaggi effettuati da tutti i veicoli del parco auto al fine di ottenere, per ciascun mezzo, un riepilogo dei litri di carburante consumati, dei costi sostenuti per i rifornimenti e dei chilometri percorsi in un qualsiasi intervallo di tempo nell'anno selezionato. L'utente dovrà quindi tenere aggiornato il registro compilando una scheda ogni volta che un mezzo del proprio autoparco effettua un viaggio indicando la data e l'ora di partenza e di arrivo, il luogo di destinazione, l'itinerario seguito, lo scopo del viaggio, la marca, il modello e la targa del veicolo utilizzato, il nome del conduttore e del conduttore supplementare, l'elenco delle altre persone a bordo, il numero totale dei viaggiatori e una descrizione della merce trasportata.
L'applicazione Riepilogo consumi carburante e chilometri percorsi consente di ottenere il resoconto dei consumi di carburante e dei chilometri percorsi da un determinato automezzo o da tutti i veicoli del parco auto in un intervallo di tempo prescelto dall'utente. A tal fine, basta indicare l'anno solare di interesse, la targa dell'automezzo, il luogo di destinazione del viaggio, l'intervallo di tempo relativo al periodo di interesse e, infine, premere il pulsante Visualizza riepilogo.
Tutti gli archivi di Gestione Parco Auto 3.0 possono essere esportati in un file di Microsoft Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse. Il foglio di Excel generato potrà essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire i file in formato XLS (ad esempio, Open Office, Libre Office o Microsoft Office).
Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il programma su tutte le macchine di sua proprietà.
Gestione Parco Auto 3.0 è quindi il programma ideale per le ditte che dispongono di un autoparco aziendale, permettendo di gestire le manutenzioni ordinarie e straordinarie dei veicoli, calcolare i costi e i consumi di carburante, registrare gli ingressi e le uscite dei mezzi in porta carraia, essere avvisati quando sta per scadere il bollo, la revisione, l'assicurazione e ogni altra scadenza. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.
