Sappiamo che la nostra vita è costellata di bollette, ricevute, quietanze di cui non possiamo liberarci. Dove ho conservato la parcella del dentista che ho detratto dalle tasse? E la ricevuta del bollettino postale per il pagamento di quella multa? In qualsiasi momento un pagamento può essere richiesto dall'istituzione di riferimento (il fisco, la banca, l'amministrazione comunale) o impugnato dall'utente per contestare eventuali errori. Con Archivio Bollette e Ricevute 3.0 non dovremo più temere di perdere traccia dei pagamenti effettuati nel corso della nostra vita.
Archivio Bollette e Ricevute 3.0 è un software studiato per archiviare le ricevute dei pagamenti relativi alle utenze domestiche e alle altre categorie di spesa. Il programma permette di registrare i dati di ciascun pagamento e di allegare ad ogni scheda la foto della ricevuta del bollettino, scontrino, fattura eccetera, dopo averla acquisita allo scanner e salvata in formato Jpeg o acquisita direttamente con la WebCam del proprio computer.
Il software mette a disposizione dieci app in cui archiviare le ricevute delle bollette di luce, gas, acqua, rifiuti solidi urbani, telefono e Internet, tasse automobilistiche e altri costi sostenuti per la propria auto, spese condominiali ordinarie e straordinarie, acquisti effettuati, tasse versate e pagamenti vari.
Di ogni bolletta o altra ricevuta o fattura è possibile registrare il numero di conto corrente o IBAN, la causale e la data di emissione, l'importo versato o da versare, le modalità di pagamento, gli estremi della ricevuta o fattura, il periodo di riferimento, i dettagli dei consumi, la data di scadenza e quella in cui abbiamo effettuato il pagamento, i dati del pagatore comprensivi di codice fiscale e di codice cliente, se il pagamento è stato ultimato o è in sospeso e ogni ulteriore annotazione personale.
E' possibile verificare la correttezza del codice fiscale del pagatore utilizzando il pulsante presente a destra del relativo campo di testo.
L'app per l'archiviazione delle spese automobilistiche consente di prendere nota anche della marca e modello del veicolo e del suo numero di targa.
L'app per la registrazione delle spese condominiali permette di descrivere l'immobile a cui il pagamento si riferisce.
L'ambiente per la catalogazione degli acquisti presenta dei campi di testo in cui indicare l'attività commerciale, il suo recapito telefonico, l'indirizzo e-mail e il sito Web, i prodotti acquistati, la garanzia e la documentazione relativa all'acquisto.
Nell'app per l'annotazione delle tasse versate è possibile indicare la tipologia di tassa, la data di decorrenza e di scadenza, oltre a quella in cui abbiamo effettuato il versamento.
Qualunque pagamento che non rientra nelle categorie summenzionate può essere registrato all'interno dell'app dedicata alle spese varie.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano, caricare eventualmente la foto della bolletta e premere il pulsante Salva. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Per allegare una copia della ricevuta della bolletta, scontrino o fattura, basta acquisirne l'immagine con il proprio scanner, salvarla in formato Jpeg e importarla all'interno dell'apposito archivio del software utilizzando il pulsante Carica foto.
Come già accennato, la foto della bolletta può anche essere acquisita con la propria WebCam attivabile tramite il pulsante raffigurante, appunto, una WebCam. Una volta aperta la finestra per l'acquisizione fotografica, bisogna premere il pulsante Accendi WebCam, posizionare la ricevuta del bollettino di fronte all'obiettivo e fotografarla premendo il pulsante Acquisisci foto. Fatto ciò, si può importare la foto nella scheda dei dati servendosi del pulsante Importa foto. Infine, bisogna memorizzare la scheda della bolletta cliccando il pulsante Salva.
La foto abbinata alla scheda viene ridotta in scala automaticamente per adeguarsi alle dimensioni del riquadro di anteprima. E' comunque possibile visualizzare l'immagine a tutto schermo facendo clic sull'icona dello zoom. Se si vuole ritoccare la foto acquisita, la si può salvare su disco, apportare le modifiche con un software di grafica e ricaricarla nella scheda con il pulsante Carica foto.
Il pulsante Duplica serve a registrare più velocemente una nuova bolletta simile ad una già presente in archivio. A tal fine, basta visualizzare la vecchia bolletta richiamandola con le frecce di scorrimento delle schede o con la funzione Trova, fare clic su Duplica, apportare le opportune modifiche ai campi di testo, caricare eventualmente la nuova foto e fare clic su Salva.
A ciascuna scheda è possibile allegare non solo una foto della ricevuta di pagamento ma anche file esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale in PDF della fattura riferita alla bolletta.
Se non si è ancora provveduto ad effettuare un pagamento, bisogna spuntare la casella Da pagare. Con un solo clic sul pulsante contraddistinto dall'icona della mano con una moneta si può visualizzare e stampare il riepilogo di tutti i pagamenti non ancora ultimati.
Il software può gestire utenze domestiche intestate a persone diverse. Quando servirà recuperare una bolletta in archivio, basterà aprire la finestra di ricerca e usare come filtri il nome del pagatore unitamente ad altri dati per restringere il campo dei risultati ottenuti. Per trovare le schede delle bollette in archivio è quindi possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutte le bollette pagate da un certo utente a favore di uno specifico beneficiario, oppure di quelle a cui sono state abbinate delle particolari note.
La scheda di ciascuna bolletta completa di foto può essere stampata su carta. Tutti gli archivi del programma possono essere esportati in un file di Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse. Il file di Excel generato potrà essere aperto con un qualsiasi software per la gestione dei file XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).
Archivio Bollette e Ricevute 3.0 funziona anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup dei dati archiviati.
Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il programma su tutte le macchine di sua proprietà.
L'accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall'utente che può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).
Archivio Bollette e Ricevute 3.0 è quindi lo strumento ideale per avere sempre a portata di mano le ricevute delle nostre spese nonché tutte le bollette energetiche e di altro tipo pagate nel corso della nostra vita con la certezza che nessuno potrà mai contestarci il mancato pagamento di un'utenza domestica o di una qualsiasi tassa che siamo sicuri di aver saldato. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.
