Carico e Scarico Merce è un software facile e intuitivo studiato per la gestione dei movimenti di merce in entrata e in uscita consentendo di catalogare nel dettaglio i prodotti del proprio magazzino inserendo, se si desidera, una foto di ciascuno di essi. Il programma permette, inoltre, di archiviare i dati di clienti e fornitori, visualizzare lo storico del carico e scarico di ogni articolo, ottenere l'elenco di tutta la merce in esaurimento e l'inventario parziale o totale degli articoli in magazzino con il valore complessivo del capitale in deposito.
L'applicazione Magazzino Prodotti serve a gestire la catalogazione della merce creando una scheda per ciascun articolo e a registrare i movimenti di carico e scarico della merce. In ogni scheda bisogna indicare il codice dell'articolo, il costo unitario, il nome del prodotto, l'aspetto esteriore del bene, la categoria merceologica di appartenenza, le caratteristiche tecniche, la sua ubicazione all'interno del magazzino, la denominazione della ditta fornitrice, il nome del titolare, il suo recapito telefonico, gli estremi del documento di acquisto, le modalità di pagamento, la data di scadenza del pagamento o, se si preferisce, del prodotto se si tratta di merce deperibile, il prezzo di vendita ed ogni ulteriore annotazione.
Il campo "Giacenza" deve essere utilizzato per indicare la quantità dell'articolo disponibile in magazzino. Si tenga presente che, per creare lo storico dei movimenti di un prodotto, l'aggiornamento della giacenza deve essere effettuato servendosi dei due pulsanti contraddistinti, rispettivamente, dal segno più e dal segno meno. Questa procedura consentirà di registrare una scheda di carico o scarico merce che confluirà nell'archivio dei movimenti.
E' buona norma compilare il campo "Giacenza" solo dopo aver immesso tutti gli altri dati nella scheda del prodotto, in quanto le informazioni riguardanti il codice articolo, la categoria merceologica, il nome del prodotto, l'aspetto esteriore del bene, il costo o il prezzo unitario sono esportate in automatico nella scheda di carico o scarico merce. Dopo aver aggiornato la giacenza, si può compilare, ove necessario, il campo "Note" nel quale si potrebbe inserire, ad esempio, il nome del fornitore nel caso di una scheda di carico o del cliente nel caso di una scheda di scarico.
Per allegare una foto del prodotto, si può acquisirne l'immagine con la propria WebCam attivabile tramite il pulsante Acquisisci foto. La foto abbinata alla scheda viene ridotta in scala automaticamente per adeguarsi alle dimensioni del riquadro di anteprima. E' comunque possibile visualizzare l'immagine a tutto schermo facendo clic sull'icona dello zoom. Se si preferisce, si può fotografare il prodotto esternamente con la propria macchina fotografica digitale, salvare la foto in formato Jpeg e importarla all'interno di Carico e Scarico Merce, sempre utilizzando il pulsante Carica foto.
Il campo "Avviso n. pezzi rimasti" permette di essere avvisati quando la giacenza di un articolo in magazzino diventa inferiore al valore minimo indicato. Per visualizzare l'elenco di tutti i prodotti in esaurimento, basta fare clic sul pulsante Sottoscorta.
Il campo "Categoria merceologica" è molto importante ai fini della creazione degli inventari parziali, dal momento che serve ad associare l'articolo ad una determinata tipologia. Questo significa che l'utente deve inserire lo stesso valore in tale campo all'interno della scheda di ciascun prodotto che si vuole faccia parte di un determinato inventario parziale.
Le ricerche dei prodotti in magazzino funzionano anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute in un qualsiasi campo. Per ogni ricerca si può utilizzare uno o più campi contemporaneamente e ciò consente, ad esempio, di ottenere il riepilogo di tutta la merce acquistata da un determinato fornitore oppure di tutti i materiali dotati di specifiche caratteristiche. I risultati di ricerca possono essere stampati su carta.
L'utente del software ha la possibilità di allegare a ogni scheda non solo una foto del prodotto ma anche file esterni di qualsiasi tipo. Tale funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, se si vuole allegare la scheda tecnica del prodotto rilasciata dal fornitore oppure il documento di acquisto acquisito allo scanner.
Il pulsante Duplica serve a registrare più velocemente un nuovo prodotto simile ad un altro già presente in archivio. E' inoltre possibile visualizzare il riepilogo di tutti i pagamenti non ancora saldati.
La scheda di ciascun prodotto può essere visualizzata in anteprima o stampata su foglio A4 con o senza foto. Il pulsante Esporta archivio consente di esportare tutte le schede del magazzino in un foglio di lavoro di Microsoft Excel.
L'applicazione Inventario Merce consente di visualizzare l'inventario di tutti i prodotti del proprio magazzino o soltanto di quelli appartenenti ad una categoria merceologica. A tal fine, è sufficiente servirsi del pulsante Inventario Merce presente nella schermata di partenza del programma, indicare una categoria merceologica nell'apposito campo che compare nella finestra successiva e premere il pulsante Visualizza. Per ottenere l'inventario di tutti gli articoli in magazzino, bisogna premere il pulsante Visualizza senza indicare alcuna categoria merceologica.
La finestra dell'inventario mostra in apertura l'elenco dettagliato degli articoli, indicando per ciascuno di essi il codice identificativo, il nome del prodotto, l'eventuale data di scadenza, il costo, la giacenza e il valore ottenuto moltiplicando il costo per la giacenza. In calce alla schermata è riportato l'ammontare del capitale complessivo in magazzino che si ottiene sommando il valore di tutti gli articoli merceologici.
Il pulsante Stampa inventario permette di ottenere su carta l'elenco della merce visualizzato in quel momento con l'indicazione in calce del valore complessivo.
L'applicazione Riepilogo Movimenti è composta da due ambienti di lavoro accessibili tramite i pulsanti Operazioni di Carico e Operazioni di Scarico presenti nella schermata di avvio del programma. Questa app permette di visualizzare il riepilogo dei movimenti di carico o scarico merce registrati in magazzino in fase di aggiornamento della giacenza di ciascun prodotto. Per visualizzare il riepilogo dei movimenti, basta specificare un intervallo di tempo all'interno dell'anno solare e premere il pulsante Visualizza Riepilogo. Se si desidera, si può limitare il riepilogo dei movimenti a un solo articolo indicandone il codice nell'apposito campo.
L'applicazione Anagrafica Clienti mette a disposizione una completa rubrica elettronica di tutti i propri clienti dotata di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail, il controllo della validità del codice fiscale, della partita IVA, del numero di carta di credito e del codice IBAN. Questa applicazione può anche essere sfruttata per annotare i prodotti e servizi richiesti più frequentemente da ciascun cliente.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il cliente, è possibile prenderne nota nel relativo campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla casella Da ricontattare, si inserisce la scheda in un elenco contenente tutti i clienti con questioni in sospeso che vogliono essere richiamati, ad esempio, nel momento in cui il problema è stato risolto o quando ci sono novità.
L'applicazione Anagrafica Fornitori è studiata per tenere traccia dei dati di tutte le aziende che riforniscono la propria ditta. Nell'archivio anagrafico è possibile annotare la denominazione della ditta fornitrice, il nome del titolare, l'indirizzo dell'azienda, le modalità di pagamento concordate, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax, l'indirizzo e-mail, il recapito telefonico preferenziale dove il fornitore desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN bancario.
Le schede dei fornitori consentono, inoltre, di registrare le informazioni relative agli articoli che si acquistano abitualmente da ognuno di loro, gli sconti praticati e le modalità di ordine merce. Il campo "Note" può essere sfruttato per memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi genere relative al fornitore.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il fornitore, è possibile prenderne nota nel relativo campo di testo.
La funzione Allega file consente di abbinare alla scheda di ciascun fornitore fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale del listino degli articoli forniti.
Tutti gli archivi di Carico e Scarico Merce possono essere esportati in un file di Microsoft Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse. Il foglio di Excel generato potrà essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire i file in formato XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).
Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il software su tutte le macchine di sua proprietà.
L'accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall'utente che può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette). Carico e Scarico Merce può essere utilizzato anche su chiavetta USB.
Carico e Scarico Merce è quindi la soluzione ideale per gestire l'inventario del proprio magazzino e tenere sotto controllo tutto ciò che riguarda la merce acquistata o venduta registrando ogni singolo movimento in entrata e in uscita. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.
