Scadenze OK è un software facile e intuitivo studiato per tenere sotto controllo qualsiasi tipo di scadenza o appuntamento e di essere avvertiti al sopraggiungere della data. Le scadenze e gli appuntamenti possono essere descritti nei minimi dettagli attribuendogli una tipologia (ad esempio, pagamento in entrata o in uscita, incontro di lavoro, appuntamento con il dentista, compleanno, eccetera) e indicando ulteriori informazioni nel campo della causale. E' inoltre possibile abbinare un contatto a ciascuna scheda per facilitare l'identificazione della scadenza o appuntamento all'interno dell'archivio.
L'applicazione Archivio Scadenze va utilizzata per registrare o modificare le scadenze riguardanti pagamenti da effettuare, eventi da ricordare o appuntamenti presi con amici, colleghi, eccetera. Una volta registrate le scadenze, basterà avviare il programma per essere avvertiti al sopraggiungere della data. Le scadenze inserite potranno essere esportate in Excel e visualizzate in ordine cronologico in base alla data e all'ora.
Una volta entrati nella schermata per la gestione delle scadenze e appuntamenti, si può provvedere a compilare una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo, compilando i campi di testo e premendo Salva. Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno la data e l'ora della scadenza, quanti giorni prima si desidera essere avvisati, la tipologia e la causale della scadenza.
L'utente può registrare un numero illimitato di scadenze o appuntamenti per ciascun giorno. Le informazioni da inserire in ogni scheda riguardano la data e l'ora della scadenza o dell'appuntamento, la tipologia di evento, la causale dell'impegno e i suoi dettagli, l'importo dell'eventuale pagamento da effettuare, i dati del contatto associato all'evento con relativi recapiti telefonici e indirizzo e-mail, il luogo abbinato alla scadenza o appuntamento e ogni ulteriore annotazione. Inoltre, per ogni scadenza si può stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati.
Se si ha la necessità di inserire in archivio scadenze che si ripeteranno nel tempo, dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare il pulsante Duplica per trasportare tutti i dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo record. A questo punto bisognerà soltanto esprimere giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda.
Nello scadenzario è disponibile una funzione di ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi delle scadenze utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio, visualizzare l'elenco delle scadenze di una certa tipologia, con riferimento ad un determinato contatto o a una certa causale, eccetera. L'elenco dei risultati di ricerca può essere stampato.
Come già accennato, per ogni scadenza o appuntamento è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. La presenza di scadenze imminenti viene segnalata sia in maniera visiva attraverso un messaggio informativo, sia in maniera sonora mediante un segnale acustico che si attiva automaticamente all'avvio del programma.
E' necessario aggiornare lo scadenzario ogni volta che viene assolto un impegno mettendo il segno di spunta sulla casella Impegno assolto e salvando i cambiamenti. Così facendo, la scadenza in questione non apparirà più nell'elenco delle scadenze imminenti.
Il pulsante Assolti visualizza l'elenco di tutti gli impegni già assolti presenti in archivio, mentre il pulsante Da assolvere riepiloga quelli in sospeso, sia scaduti che non. Il pulsante Scaduti consente di ottenere la lista degli impegni scaduti e non assolti.
Giova ripetere che, nel momento in cui si è ottemperato a una scadenza, bisogna riaprire la sua scheda, spuntare la casella Impegno assolto e, infine, fare clic sul pulsante Salva per confermare l'aggiornamento. All'avvio del programma l'elenco delle scadenze imminenti non mostrerà gli impegni futuri assolti in anticipo se l'utente ha provveduto ad aggiornare le relative schede. Per rintracciare nell'elenco la scheda della scadenza da aggiornare, bisogna visualizzare il riepilogo desiderato tramite l'apposito pulsante, evidenziare la scadenza nella lista, selezionarla con un doppio clic per richiamare i dati nella finestra di lavoro principale. A questo punto, come già spiegato, è possibile spuntare la casella Impegno assolto e premere Salva per registrare le modifiche.
La scheda della singola scadenza o appuntamento può essere visualizzata in anteprima o stampata direttamente su carta. Il pulsante Esporta archivio consente di esportare lo storico di tutte le scadenze in un foglio di lavoro di Microsoft Excel, che potrà essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire i file in formato XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).
La schermata di partenza del programma permette di essere informati sulle scadenze e appuntamenti imminenti nonché di ottenere il riepilogo degli impegni relativi a un giorno o a un mese dell'anno. Si ricorda che l'eventuale modifica dei dati visualizzati in questo ambiente deve essere effettuata all'interno dell'applicazione Archivio Scadenze.
All'avvio del programma appare immediatamente una scritta accompagnata da un breve allarme sonoro che ci comunica se ci sono o meno scadenze imminenti. Quando sono presenti scadenze imminenti, queste compaiono all'interno di un elenco che può essere stampato su carta o esportato in un file di Excel. L'elenco presente nella schermata di avvio contiene una sintesi dei dati principali relativi a ogni scadenza imminente, mentre la griglia dei dati visualizzabile tramite il pulsante Esporta in Excel mostra nel dettaglio tutte le informazioni relative agli eventi registrati nell'archivio delle scadenze.
Si capisce, quindi, che la schermata di avvio è un ambiente di sola lettura utile a verificare se ci sono impegni imminenti. In tale schermata è inoltre presente un calendario che consente di selezionare un giorno o un mese all'interno di un qualsiasi anno solare. In calce al calendario ci sono due pulsanti che servono a visualizzare le scadenze e gli appuntamenti riferiti al giorno o al mese selezionato.
Si osservi che la lista delle scadenze imminenti tiene conto del numero di giorni di preavviso indicato dall'utente per ciascuna scadenza. Questo significa che tale lista potrebbe visualizzare anche scadenze non proprio prossime se l'utente ha deciso di essere avvisato con notevole anticipo.
Le scadenze imminenti visualizzate nella griglia di dati esportabile in Excel sono ordinate in base alla data e all'ora e la loro disposizione cronologica avviene indipendentemente dall'ordine con cui l'utente le ha archiviate.
Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il programma su tutte le macchine di sua proprietà.
Scadenze OK può essere utilizzato anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi.
Scadenze OK è quindi l'app ideale per le aziende, i professionisti o i privati cittadini che vogliono avvalersi del proprio computer per non dimenticare mai ricorrenze importanti, pagamenti da effettuare, appuntamenti a cui non si deve mancare e così via. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.
